Bilgilendirme Politikasının Genel Çerçevesi:

Bilgilendirme Politikamız Sermaye Piyasası Mevzuatına, İstanbul Menkul Kıymetler Borsası düzenlemelerine, Kurumsal Yönetim İlkeleri Uyum Raporumuzda açıklanan ilkelere ve Şirketimizin etik kurallarına bağlı olarak oluşturulmuştur.

Bilgilendirme Politikası’nın temel amacı Şirketimizin ticari sır niteliğindeki bilgileri hariç, gerekli bilgi ve açıklamaları, geçmiş performansını, gelecek beklentilerini, stratejilerini ve vizyonunu kamuyla, ilgili yetkili kurumlarla, pay sahipleri ve menfaat sahipleriyle paylaşmaktır.

Bilgilendirme Politikamız açıklık ve şeffaflık ilkeleri üzerine oturmakta; yatırımcılar, pay sahipleri ve diğer tüm menfaat sahiplerimiz eşit, adil ve doğru şekilde bilgilendirilmektedir.

Yetki ve Sorumluluk:

Şirketimizin Bilgilendirme Politikası’nın oluşturulması, izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulu adına Genel Koordinatör’ün yetki ve sorumluluğu altındadır. Bilgilendirme Politikası’nın yürütülmesi için Mali İşler Koordinatörlüğü ve Hissedarlar Hukuk Servisi Müdürlüğü görevlendirilmiştir.

Bilgilerin Kamuya Açıklanma Şekilleri:

Sermaye Piyasası Mevzuatı, İstanbul Menkul Kıymetler Borsası Mevzuatı ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde kamuyu bilgilendirme politikası aşağıdaki araç ve yöntemler vasıtasıyla gerçekleştirilir.

- Özel Durum Açıklamaları: Özel durum açıklamaları Sermaye Piyasası Kurulu’nun Seri: VIII No:54 sayılı “Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Esaslar Tebliği” çerçevesinde Mali İşler Koordinatörlüğü ve Hissedarlar Hukuk Servisi Müdürlüğü tarafından hazırlanır, imza yetkisine sahip yöneticiler tarafından imzalanarak İMKB’ye faks yoluyla iletilir. Ayrıca özel durum açıklamaları Şirket’in internet sayfasında yayınlanarak 5 yıl süre ile saklanır.

- Faaliyet Raporları: Faaliyet raporları Sermaye Piyasası Mevzuatına ve SPK Kurumsal Yönetim İlkelerine uygun olarak hazırlanmakta ve Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilmektedir. Şirketimizin yıllık faaliyet raporları Türkçe ve İngilizce olarak iki dilde basılmakta, şirket merkezinde ve internet sitesinde yatırımcıların incelemesine sunulmaktadır. Şirket merkezine gelemeyenlere ise diledikleri takdirde, elektronik ortamda veya posta yoluyla iletilmektedir.

- Röportaj ve Basın Açıklamaları: Şirketin yıllık olağan genel kurul toplantısından sonra, Genel Koordinatör tarafından yazılı ve görsel basın yoluyla kamuya yıllık bilgiler ve gelecek döneme ilişkin beklentiler açıklanmaktadır. Ayrıca Ortaklığa bağlı grup şirketlerinin ticari faaliyetleri, beklentileri ve güncel konular ile ilgili tüm yazılı ve görsel basın açıklamaları ile röportajlar Genel Koordinatör’ün bilgisi dahilinde Grup Koordinatörleri tarafından yapılır. Bunun dışında basın bülteni şeklinde yapılacak açıklamalar, kamuyu bilgilendirmek amacıyla Şirketimizin Yatırımcı İlişkilerinden Sorumlu Yöneticiler tarafından hazırlanır ve bilgilendirme politikası ilkelerine uygun olarak dağıtımı yapılır.

- İnternet Sitesi: Şirketimizin www.alarko.com.tr adresindeki mevcut sitesinde şirketimiz hakkında açık ve detaylı bilgilere yer verilmiştir. İnternet sitesinde “Yatırımcı İlişkileri” sayfasında bulunan “Kurumsal Yönetim İlkeleri Uyum Raporu”nun II no’lu bölümünün 10 uncu maddesinde yer alan linkler vasıtasıyla sitemizde yer alan bilgilere ulaşılabilmektedir.

- Mali Tabloların Kamuya Açıklanması: Şirketimizin mali tabloları ve dipnotları Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenen hükümlere uygun olarak hazırlanır ve bağımsız denetimden geçirilir. Mali tablo ve dipnotları ile bağımsız denetim raporu, Denetimden Sorumlu Komite’nin uygun görüşüyle Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan mali tablolar, dipnotları, bağımsız denetim raporu ve sorumluluk beyanı yetkili imzaları alındıktan sonra SPK ve İMKB düzenlemeleri doğrultusunda Mali İşler Müdürlüğü tarafından SPK ve İMKB’ye iletilir. Mali tablolar ve dipnotları aynı zamanda internet sitemizde de yayınlanır.

- Ticaret Sicil Gazetesi ve Diğer Gazeteler: Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Türk Ticaret Kanunu gereğince, genel kurul çağrısı, sermaye artırımı, temettü ödemesi, izahname, sirküler vb. duyurular Ticaret Sicil Gazetesi ve diğer gazeteler vasıtasıyla yapılır.

- Yatırımcıların ve Aracı Kurum Analistlerinin Bilgilendirilmesi: Belirli bir grup yatırımcı veya aracı kurum analistleri ile yapılan tanıtım toplantıları, bilgilendirme toplantıları veya basın toplantılarında yapılan açıklamalar, sunum ve raporlar aynı zamanda internet sitesinde yayınlanarak herkesin ulaşımına açık tutulmaktadır.

- Yazılı ve Sözlü İstekler: Kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve şirkete yöneltilen soruları cevaplamak üzere Hissedarlar Hukuk Servisi Müdürlüğü görevlendirilmiştir. Yıl içinde Şirkete yöneltilen yazılı ve sözlü sorular bu birim tarafından cevaplandırılmakta, sorulan sorular ve cevapları hakkında Yönetim Kurulu da bilgilendirilmektedir.

- Ortaklık Hakkında Haber ve Söylentiler: Şirketin kendi bünyesinde yer alan Halkla İlişkiler Departmanı tarafından yazılı ve görsel medya günlük olarak takip edilmektedir. Ortaklık ile ilgili haberler üst yönetime her sabah raporlanmakta ve haberlerin içeriği kontrol edilmektedir.

Basın-yayın organlarında çıkan ancak Tebliğ uyarınca özel durum açıklaması yapılması yükümlülüğü doğurmayan haber veya söylentilere ilişkin olarak kamuya açıklama yapılmasına karar verilirse, Genel Koordinatörün onayıyla özel durum açıklaması yapılmaktadır.

İdari Sorumluluğu Bulunan Kişilerin Belirlenmesinde Kullanılan Kriterler:

Şirket adına ve hesabına hareket eden, şirketin sadece bugünle ilgili değil gelecekteki gelişimi ve ticari faaliyetlerini etkileyen yönetsel kararlar verme yetkisi olan kişiler ile bu konuda detaylı bilgiye sahip olan; Yönetim Kurulu Üyeleri, Genel Koordinatör, Koordinatörler, Grup Koordinatörleri, Hissedarlar Hukuk Servisi Müdürü, Mali İşler Müdürü, Konsolidasyon Müdürü ile mali raporlamada görev alan diğer yönetici ve uzmanlar içsel bilgilere erişebilir personel kapsamında değerlendirilir.

Yaptıkları işler dolayısıyla Şirket işlerinin bir bölümü hakkında bilgiye sahip olan ve bütüne ilişkin bilgileri sınırlı olan yönetici ve diğer personel içsel bilgilere ulaşan kişi kapsamında değerlendirilmez.

İçsel Bilgilerin Gizliliğinin Sağlanması:

Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar; Şirketin Yönetim Kurulu ile Denetim Danışma ve Onay Kurulu (DDO) tarafından onaylanan ve Alarko Şirketler Topluluğu Felsefesinde de belirtilen etik kurallar çerçevesinde söz konusu bilgilerin gizliliği sağlanır. Bütün çalışanlar tarafından uyulması mecburi olan etik kurallar gereği, çalışanlar içsel bilginin gizlenmesi için gerekli tüm tedbirleri almak zorundadır. Bu kapsamda, hiç bir Alarko çalışanı görevi nedeniyle edindiği bilgileri kullanarak hisse senetlerinin alım satımıyla kazanç yaratacak faaliyette bulunamaz.

Çalışanlar tarafından etik kurallara uyulup uyulmadığı, amirleri tarafından hiyerarşik yapıda takip edilir. Etik kurallara aykırı herhangi bir davranış biçiminin tespiti durumunda çalışanlar derhal yönetimi bilgilendirmekle yükümlüdür. Yönetim Kurulu; Denetim Kurulu, Denetimden Sorumlu Komite, Genel Koordinatör ve diğer ilgili yöneticiler tarafından kendisine bildirilen, bilinen veya kuşkulanılan ihlalleri inceleyerek veya gerektiğinde Denetim Grubu’na inceleterek bu etik kurallara uyulmasını sağlar. İhlalin sabit olması halinde, Yönetim Kurulu tarafından yetkilendirilmiş olan Genel Koordinatör uygun gördüğü disiplin cezalarını verir.